In altre sezioni abbiamo parlato dell’importanza dei sistemi informativi nel disegno, la realizzazione ed il controllo dei programmi motivazionali. Si tratta essenzialmente di definire i cosiddetti KPI (key performance indicators), in modo che questi possano essere misurati regolarmente e raccolti in un opportuno tableau de bord, cioè una reportistica adeguata. Il compito dei sistemi informativi è quello di facilitare la raccolta dei dati necessari alla compilazione di questo report. L’aspetto essenziale è la semplicità del processo di raccolta. La raccolta dei dati non deve inficiare sulla produttività di un reparto. Ecco perché è auspicabile che la raccolta sia il più possibile automatizzata.
I dati raccolti, possibilmente attraverso un processo automatico, devono essere sintetizzati in pochi indici, strettamente legati all’efficacia ed efficienza delle attività di ciascun reparto aziendale. Un buon programma motivazionale può contenere anche solo 3 o 4 KPI, dei quali alcuni possono essere obiettivi di squadra ed altri individuali, oppure tutti di un tipo o dell’altro, a seconda delle specifiche attività di ogni persona.
Abituarsi a misurare l’efficienza e l’efficacia di ogni attività può portare anche altri vantaggi. Ad esempio, in termini di migliore pianificazione. Ma qui ci limitiamo a segnalare, ancora una volta, che l’obiettivo fondamentale è quello di motivare le persone, le quali si sentiranno maggiormente padrone delle loro attività. Il controllo si trasformerà in auto-controllo, ed ognuno avrà un ottimo motivo per auto-controllare il proprio lavoro, dato che l’incentivo è strettamente legato alla sua attività e a quella dei suoi colleghi più vicini.
Perché l’auto-controllo sia concreto, i KPI, e cioè gli indici di efficienza ed efficacia devono essere condivisi in tempo reale. Ogni persona deve sapere cosa viene letto dai sistemi informativi e cosa viene riportato in alto nella scala gerarchica. Ogni persona deve poter confrontare i propri risultati con quelli dei colleghi. Tutto deve essere chiaro e trasparente, in modo che non ci siano motivi per giustificare un eventuale dissenso o una qualche fonte di disinteresse o di malcontento. Infatti, l’obiettivo del programma è esattamente l’opposto, è chiaro, ma come abbiamo detto altrove, ogni cambiamento non si realizza senza qualche preoccupazione. Meglio occuparsene prima.
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