Un aspetto molto delicato del programma di motivazione è quello della pianificazione. Sappiamo che “spesso” il momento che un’azienda sta attraversando è “particolare”. Sappiamo che “spesso” si è in una fase di “revisione” dei processi. Sappiamo che “spesso” il vertice aziendale si sta “rinnovando”. Insomma, come tutti sappiamo, ogni momento è buono perché non ci siano le migliori condizioni per introdurre altri cambiamenti in un ambiente che è già preso da mille altre cose. Quindi, il piano incontrerà delle difficoltà, ma sappiamo anche che gli incentivi sono una cosa fondamentalmente positiva e, come tutte le cose sostanzialmente positive, prima o poi si fanno.
Superate le inerzie, si individuano gli attori del programma. Come abbiamo detto, l’auspicio è che siano tutti coinvolti, perché l’unione fa la forza. Vengono individuati i KPI, anche attraverso una serie di indagini, e viene stilato un preciso e dettagliato piano d’azione, che comprenderà vari punti di fondamentale importanza.
La tempistica, in particolare la cadenza con la quale il programma viene amministrato, sarà progettata, come molti altri elementi, con l’obiettivo principale di rendere il programma rilevante ogni giorno per ogni persona. E’ un modo per trasmettere un messaggio di attenzione, che non è controllo tout court ma piuttosto cura e interesse, gli stessi che si auspica saranno dedicati da ogni persona alla realizzazione del programma.
Il lancio del programma sarà un evento memorabile. Qui gioca molto la cultura aziendale. E’ inutile fare degli esempi, dato che se ne potrebbero fare all’infinito. Basta capire che ogni lancio è un evento importante ed ogni evento va valorizzato il più possibile. Anche se in generale gli eventi hanno un costo, ci sono mille modi per rendere un evento memorabile senza alcuno spreco di risorse. Basta un po’ di creatività e di coinvolgimento.
Come detto sopra, l’attenzione al programma dipende dalla frequenza di controllo e soprattutto del feedback dato alle persone. Se il management controlla i parametri ogni giorno, ma il feedback viene dato alle persone una volta al mese, il programma potrebbe non funzionare. Non esistono regole precise. Ogni situazione va studiata attentamente ed esiste una soluzione ottimale in ogni caso.
Il controllo ed il feedback servono anche per effettuare, nel caso, degli aggiustamenti al programma. Niente è rigido ed immutabile. Infatti, anche la disponibilità a rivedere parametri, obiettivi, tempi, ecc. trasmette un messaggio di cura e attenzione a tutte le persone coinvolte. Una ragionevole flessibilità aiuta in ogni circostanza. A questo proposito, esistono molti altri aspetti sui quali non possiamo dilungarci in questa sede, ma che potranno essere discussi caso per caso.
E non dimentichiamo la celebrazione dei risultati. Anche per questo, si potranno organizzare dei veri e propri eventi. Si tratta dei momenti più belli del programma che, se ben organizzato e realizzato, funziona praticamente sempre.
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